Definizione, spiegazione, esempi ed opportunità della digital transformation aziendale
La digitalizzazione sta diventando sempre più importante per le aziende, eppure molte persone si sentono ancora confuse riguardo a cosa significhi veramente.
Definizione di Digital Transformation
La Digital Transformation, o trasformazione digitale in ambito aziendale, rappresenta il processo di cambiamento che avviene all’interno di un’organizzazione grazie all’applicazione efficace e trasversale della tecnologia digitale. Tale processo coinvolge tutte le aree e i processi aziendali, portando quindi anche un cambiamento nel modo di relazionarsi con i diversi stakeholder interni ed esterni. La Digital Transformation è pertanto un’evoluzione necessaria per le aziende che intendono restare competitive sul mercato, grazie all’ottimizzazione dei processi e alla creazione di un ambiente in cui le informazioni sono al centro del sistema.
La trasformazione digitale: non solo tecnologia ma anche processi, persone, privacy e sicurezza dei dati.
Non basta investire nella tecnologia per realizzare una vera trasformazione digitale. Bisogna anche ripensare i processi esistenti e le competenze della forza lavoro. Queste sono le due leve principali per ottenere vantaggi competitivi in termini di velocità ed efficienza nel modello operativo di un’azienda. Lo sostiene uno studio di McKinsey che analizza le opportunità offerte dal digitale per innovare il business attuale e creare nuovi prodotti e modelli di business per il futuro.
Secondo lo studio, l’utilizzo del digitale per ottimizzare i processi esistenti può portare a una riduzione dei costi operativi del 20-30% e a un aumento della produttività del 40-50%. Inoltre, l’aggiornamento delle competenze della forza lavoro esistente e l’acquisizione di nuovi talenti digitali possono accelerare la diffusione della cultura dell’innovazione in tutta l’azienda, favorendo la creazione di nuove soluzioni abilitate digitalmente che possano generare nuove fonti di valore e crescita.
Lo studio evidenzia anche le principali sfide che le aziende devono affrontare per realizzare una trasformazione digitale efficace. Tra queste, la necessità di definire una visione chiara e condivisa degli obiettivi da raggiungere, la capacità di coinvolgere tutti i livelli dell’organizzazione nel cambiamento, la disponibilità a sperimentare nuove idee e ad apprendere dai fallimenti, la gestione dei rischi legati alla sicurezza dei dati e alla protezione della privacy.
Come avviene la digitalizzazione
La digitalizzazione dei processi aziendali rappresenta un percorso obbligato per tutte le organizzazioni che intendono rimanere competitive nell’era digitale. Tuttavia, l’approccio alla digitalizzazione dei processi deve essere ben pianificato e integrato nella strategia aziendale, altrimenti il risultato potrebbe essere una confusione generale e una inefficace allocazione delle risorse.
Per cominciare è sempre necessario mappare i processi aziendali esistenti, in modo da individuare le inefficienze e le opportunità di miglioramento. I nostri consulenti a questo scopo definiscono i flussi di lavoro, identificano i “tempi morti” e le attività ripetitive, al fine di tracciare i colli di bottiglia e le possibili implementazioni digitali.
In secondo luogo, occorre verranno indicate le tecnologie adatte per la digitalizzazione dei processi e come integrarsi nei sistemi digitali già esistenti. Le soluzioni disponibili sono molteplici: si va soluzioni on premises che permettono di mantenere I dati all’interno del perimetro aziendale, alle piattaforme private-cloud, che consentono di accedere ai dati in modo rapido e sicuro, fino anche alle applicazioni mobili, che permettono di lavorare ovunque e in qualsiasi momento, e alle tecnologie IoT, che consentono di monitorare e gestire in tempo reale i processi produttivi.
È comunque di fondamentale importanza coinvolgere i collaboratori nella digitalizzazione dei processi aziendali. La formazione e la sensibilizzazione sono fondamentali per ottenere il massimo beneficio dalle tecnologie adottate e per creare una cultura aziendale orientata all’innovazione e alla continua evoluzione. In tal modo, sarà possibile rendere la digitalizzazione dei processi non solo un obbligo imposto dall’era digitale, ma una vera opportunità di crescita e sviluppo per l’azienda e i suoi dipendenti.
Processi aziendali digitali: una necessità
La digitalizzazione dei processi aziendali è una delle principali leve di innovazione e competitività per le imprese di ogni settore e dimensione. Si tratta di applicare la tecnologia digitale a tutte le fasi del ciclo di vita dei prodotti e dei servizi, dalla progettazione alla produzione, dalla distribuzione al post-vendita.
La digitalizzazione dei processi aziendali comporta numerosi vantaggi, tra cui: la riduzione dei tempi e dei costi operativi; l’aumento della qualità e della sicurezza; la maggiore flessibilità e personalizzazione; l’ottimizzazione delle risorse umane e materiali; la creazione di nuovi modelli di business e di valore.
Lo stato dell’arte della digitalizzazione dei processi aziendali varia a seconda del grado di maturità digitale delle imprese. Secondo una recente indagine condotta da Digital4.biz3, il 41% delle imprese italiane ha un livello medio-alto o alto di maturità digitale, mentre il 59% ha un livello basso o medio-basso.
Tra i fattori che influenzano lo stato dell’arte della digitalizzazione dei processi aziendali ci sono: la visione strategica; la cultura organizzativa; le competenze digitali; gli investimenti tecnologici; la governance dei dati; la sicurezza informatica; l’integrazione tra sistemi informativi interni ed esterni.
Lo stravolgimento sociologico a seguito della situazione covid-19 ha accelerato notevolmente il processo di digitalizzazione delle imprese, rendendo evidente la necessità di adottare soluzioni tecnologiche che consentano la continuità operativa anche in scenari difficili. Tra le soluzioni più richieste ci sono: lo smart working o lavoro agile; il cloud computing o l’utilizzo di servizi informatici via internet; l’e-commerce o il commercio online; l’intelligenza artificiale o l’uso di algoritmi in grado di apprendere dai dati.
Gestione Documentale: il cuore pulsante del know how aziendale
La gestione documentale è il processo che riguarda amministra l’accesso, la condivisione e l’indicizzazione completa dei documenti nei flussi aziendali, da questo hub possono nascere ulteriori processi digitali.
Dematerializzazione ed Acquisizione Automatica Documenti:
Dematerializzare i documenti cartacei, ovvero di trasformarli in file digitali attraverso scanner o appositi software. Questo permette di ridurre lo spazio fisico occupato dagli archivi cartacei, di facilitare l’accesso alle informazioni aziendali da parte degli utenti autorizzati e di garantire la sicurezza e la tracciabilità dei documenti.
Document automation: cos’è e come può aiutare le imprese
La document automation (o document assembly o document management) è il processo che consiste nel progettare e utilizzare sistemi e flussi di lavoro che facilitano la creazione di documenti elettronici e la conversione in formati utili ad altri processi aziendali.
Digitalizzazione processi
Digitalizzare i processi legati ai documenti stessi, ovvero il flusso delle informazioni tra le diverse funzioni aziendali. Attraverso soluzioni tecnologiche come il workflow management o il business process management si possono automatizzare e monitorare le attività relative ai documenti (ad esempio l’approvazione, la firma o l’invio) e integrarle con altri sistemi informativi (ad esempio ERP o CRM).
Conservazione Digitale
Conservare i documenti in modo conforme alla normativa vigente. La conservazione digitale è il processo che garantisce l’autenticità, l’integrità e la leggibilità dei documenti nel tempo, attraverso procedure tecniche e organizzative specifiche. La conservazione digitale è obbligatoria per i documenti informatici con valore legale o probatorio.
Esempi
Riportiamo di seguito alcuni esempi di digitalizzazione dei flussi che è possibile integrare nella tua azienda, ma ricorda che le possibilità sono praticamente infinite, ed è possibile ottimizzare qualsiasi processo aziendale.
