Gestione documentale
e workflow on premises
e senza intermediari

MASSIMIZZARE IL VALORE DEI DOCUMENTI, DELLE INFORMAZIONI E DEI PROCESSI AZIENDALI.

Quando i documenti vengono archiviati in più punti (su laptop e chiavette USB, e-mail e unità di rete, e in vari siti di condivisione dei documenti) è inevitabile che ne derivi una situazione di caos.

Una tale ripartizione dei contenuti in sistemi diversi rallenta la produttività aziendale e aumenta i rischi per la sicurezza.

File importanti come contratti legali, risorse di marketing e documenti di progettazione ed amministrativi, sono facilmente individuabili, condivisi e protetti.

Massimizza il valore dei contenuti integrandoli nei processi aziendali di base.

Le informazioni vengono fornite alla persona giusta, al momento giusto, nelle applicazioni e nei dispositivi utilizzati per svolgere il loro lavoro.

Acquisizione da tutte le fonti aziendali.

Documenti elettronici, Documenti cartacei, Archiviazione da scanner, Multifunzione, Barcode, da file, da spool di stampa, da ERP (ciclo attivo e passivo).

Inoltre con il software di acquisizione automatica documenti di StartDigit è possibile leggere le informazioni direttamente dal documento per poi passarle al sistema gestionale e documentale.

Funzioni potenti di ricerca e discovery

• Alfresco rende semplice trovare rapidamente il documento esatto di cui si ha bisogno fra le migliaia e anche centinaia di migliaia di file.
• Funzioni di ricerca in stile Amazon, ricerca per chiavi, full-text, con tanto di suggerimenti di ricerca immediati e semplici filtri di ricerca, accelerano il recupero dei contenuti pertinenti.
• La funzione di cartelle smart raggruppa i documenti in base al contenuto, e non in base a dove sono archiviati.
• Protocollazione, versionamento, dossier multilivello, note.
• L’accesso mobile e l’integrazione con le applicazioni di produttività permettono agli utenti di lavorare da qualsiasi luogo, utilizzando dispositivi e interfacce con i quali hanno già familiarità.

Integrazione dei contenuti nei processi

• Una potente combinazione di funzioni di workflow e gestione dei documenti offre infinite opportunità per ottimizzare e accelerare il flusso di contenuti digitali: modelli di metadati, o proprietà, articolati consentono di far avanzare automaticamente i documenti attraverso un processo di business o lungo il ciclo di vita di gestione degli archivi.
• Process Workflow permette la gestione di gruppi di lavoro collaborativi secondo un modello processuale.
• Un processo consiste in una o più attività ognuna delle quali rappresenta un lavoro da svolgere per giungere a un obiettivo comune.
• Le attività possono essere svolte dai partecipanti o da specifici programmi.
• I workflow integrati semplificano la revisione e approvazione dei documenti, e le definizioni di processo personalizzate permettono di ottimizzare tutte le attività che coinvolgono grandi quantità di contenuti, incrementano l’efficienza, migliorano i metodi di lavoro e verifica pur restando flessibili.

Protezione dei contenuti
business-critical

• I contenuti aziendali sono protetti, per tutto il ciclo di vita, da controlli di sicurezza di livello enterprise e funzionalità di gestione dei record integrata.
• Le autorizzazioni di accesso a più livelli (per siti, cartelle e file) permettono di controllare chi può visualizzare, modificare ed eliminare i documenti.
• Il controllo delle versioni, con la possibilità di tornare a una versione precedente, semplifica il monitoraggio dei documenti e protegge l’integrità dei file.
• La gestione dei record, semplice e automatizzata, potenzia e dimostra la conformità con le policy di governance delle informazioni per l’intero ciclo di vita dei documenti.