Gestire, condividere e proteggere i documenti, mantenendoli all’interno della tua azienda

Gestione documentale
e workflow on premises
e senza intermediari

Gestione documentale
e workflow on premises
e senza intermediari

MASSIMIZZARE IL VALORE DEI DOCUMENTI, DELLE INFORMAZIONI E DEI PROCESSI AZIENDALI.

Quando i documenti vengono archiviati in più punti (su laptop e chiavette USB, e-mail e unità di rete, e in vari siti di condivisione dei documenti) è inevitabile che ne derivi una situazione di caos.

Una tale ripartizione dei contenuti in sistemi diversi rallenta la produttività aziendale e aumenta i rischi per la sicurezza.

File importanti come contratti legali, risorse di marketing e documenti di progettazione ed amministrativi, sono facilmente individuabili, condivisi e protetti.

Massimizza il valore dei contenuti integrandoli nei processi aziendali di base.

Le informazioni vengono fornite alla persona giusta, al momento giusto, nelle applicazioni e nei dispositivi utilizzati per svolgere il loro lavoro.

LE SOLUZIONI PER LA GESTIONE DEI PROCESSI E DEI DOCUMENTI CHE RIPORTANO I CONTENUTI AZIENDALI SOTTO CONTROLLO.

Acquisizione da tutte le fonti aziendali.

Documenti elettronici, Documenti cartacei, Archiviazione da scanner, Multifunzione, Barcode, da file, da spool di stampa, da ERP (ciclo attivo e passivo).

Inoltre con il software di acquisizione automatica documenti di StartDigit è possibile leggere le informazioni direttamente dal documento per poi passarle al sistema gestionale e documentale.

Funzioni potenti di ricerca e discovery

  • Alfresco rende semplice trovare rapidamente il documento esatto di cui si ha bisogno fra le migliaia e anche centinaia di migliaia di file.
  • Funzioni di ricerca in stile Amazon, ricerca per chiavi, full-text, con tanto di suggerimenti di ricerca immediati e semplici filtri di ricerca, accelerano il recupero dei contenuti pertinenti.
  • La funzione di cartelle smart raggruppa i documenti in base al contenuto, e non in base a dove sono archiviati.
  • Protocollazione, versionamento, dossier multilivello, note.
  • L’accesso mobile e l’integrazione con le applicazioni di produttività permettono agli utenti di lavorare da qualsiasi luogo, utilizzando dispositivi e interfacce con i quali hanno già familiarità.

Integrazione dei contenuti nei processi

  • Una potente combinazione di funzioni di workflow e gestione dei documenti offre infinite opportunità per ottimizzare e accelerare il flusso di contenuti digitali: modelli di metadati, o proprietà, articolati consentono di far avanzare automaticamente i documenti attraverso un processo di business o lungo il ciclo di vita di gestione degli archivi.
  • Process Workflow permette la gestione di gruppi di lavoro collaborativi secondo un modello processuale.
  • Un processo consiste in una o più attività ognuna delle quali rappresenta un lavoro da svolgere per giungere a un obiettivo comune.
  • Le attività possono essere svolte dai partecipanti o da specifici programmi.
  • I workflow integrati semplificano la revisione e approvazione dei documenti, e le definizioni di processo personalizzate permettono di ottimizzare tutte le attività che coinvolgono grandi quantità di contenuti, incrementano l’efficienza, migliorano i metodi di lavoro e verifica pur restando flessibili.

Protezione dei contenuti
business-critical

  • I contenuti aziendali sono protetti, per tutto il ciclo di vita, da controlli di sicurezza di livello enterprise e funzionalità di gestione dei record integrata.
  • Le autorizzazioni di accesso a più livelli (per siti, cartelle e file) permettono di controllare chi può visualizzare, modificare ed eliminare i documenti.
  • Il controllo delle versioni, con la possibilità di tornare a una versione precedente, semplifica il monitoraggio dei documenti e protegge l’integrità dei file.
  • La gestione dei record, semplice e automatizzata, potenzia e dimostra la conformità con le policy di governance delle informazioni per l’intero ciclo di vita dei documenti.

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