Conservazione digitale on premise 

La conservazione digitale a norma è il processo che permette di conservare i documenti in formato digitale in modo da garantirne l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità.  

La conservazione digitale dei documenti è regolamentata dall’articolo 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs. 82/2005), che stabilisce che “il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida”. 

Garanzie della conservazione digitale 

Cosa garantisce il processo di conservazione digitale: 

• L’integrità del documento, garantendo che non sia stato modificato in modo non autorizzato e che rimanga completo e inalterato nel tempo. 
• L’autenticità del documento, assicurando che, ad esempio, un contratto non sia stato alterato e che sia effettivamente ciò che dichiara di essere. 
• La leggibilità delle informazioni contenute nel documento, garantendo che esse siano fruibili durante l’intero ciclo di gestione del documento. 

• Il valore probatorio dei documenti, poiché, se creati e validati correttamente e conservati nel tempo in modo appropriato, essi hanno un effetto giuridico. 

La conservazione digitale a norma on premise può essere implementata in diverse modalità, come ad esempio la conservazione digitale in locale (on premise), ovvero su un dispositivo di storage presente nello stesso luogo dell’utente, o la conservazione digitale in un private data center, ovvero su un server remoto di proprietà, accessibile attraverso una connessione crittografata e sicura VPN. Indipendentemente dalla modalità scelta, la conservazione digitale a norma on premise di Startdigit soddisfa i requisiti specifici in termini di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti, come richiesto dalle normative vigenti. 

è possibile, inoltre, includere l’utilizzo di processi come la crittografia dei dati, il controllo degli accessi e il backup regolare dei dati. Per garantire un elevato livello di “data governance”, è importante assicurarsi che i dati siano archiviati in modo sicuro e che sia garantito l’accesso solo agli utenti autorizzati. 

Processo di conservazione digitale 

Il processo di conservazione digitale a norma prevede l’apposizione di firma digitale e marca temporale sui documenti da parte del responsabile della conservazione elettronica, nominato dall’azienda. La firma digitale è un metodo di identificazione informatica che può consistere in un PIN abbinato a un dispositivo fisico come un token o una carta magnetica. La marca temporale è invece un’informazione generata da un’autorità certificante che fornisce un riferimento temporale associato alla firma digitale. Il responsabile della conservazione è la figura chiave all’interno dell’organizzazione che ha il compito di definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione e di redigere il manuale descrittivo del processo di conservazione elettronica, garantendo la salvaguardia degli archivi informatici e la leggibilità del loro contenuto. 

In dettaglio il processo di conservazione digitale a norma prevede: 

• La firma digitale: un metodo di identificazione informatica che garantisce l’autenticità dei documenti informatici, ovvero per verificare che il documento sia stato effettivamente redatto e sottoscritto dal soggetto indicato. 
• La marca temporale: viene utilizzata per garantire l’integrità del documento, ovvero per verificare che il documento non sia stato modificato in seguito alla sua sottoscrizione. 
• Il responsabile della conservazione elettronica è la figura all’interno dell’organizzazione che ha il compito di definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione e di redigere il manuale descrittivo del processo di conservazione elettronica. Il manuale descrittivo del processo di conservazione elettronica è un documento che descrive nel dettaglio ruoli, procedure, architetture e infrastrutture informatiche legate al processo di conservazione. Inoltre, Il responsabile della conservazione elettronica garantisce la salvaguardia degli archivi informatici e la leggibilità del loro contenuto, ovvero si assicura che i documenti siano conservati in modo sicuro e che siano accessibili e leggibili in qualsiasi momento. 

 Benefici per la data governance aziendale 

Il software Startdigit per la conservazione digitale a norma on premise (in locale) offre diversi benefici in termini di data governance rispetto alle soluzioni cloud: 

• Sicurezza dei dati: poiché i dati sono archiviati in locale, è più difficile per gli hacker o altre minacce esterne accedere ai dati senza autorizzazione. Ciò garantisce una maggiore protezione dei dati e contribuisce a garantire la sicurezza dei dati all’interno dell’organizzazione. 
• Controllo dei dati: la conservazione digitale a norma in locale offre un maggiore controllo sui dati, poiché è possibile definire chi ha accesso ai dati e come vengono utilizzati. Ciò è particolarmente importante per le aziende che devono rispettare normative o regolamenti specifici in materia di conservazione dei dati. 
• Tracciabilità dei dati: la conservazione digitale a norma in locale consente di tracciare l’utilizzo dei dati all’interno dell’organizzazione, poiché è possibile registrare chi ha accesso ai dati e quando vengono utilizzati. Ciò è utile per tenere traccia delle attività di gestione dei dati e per rispondere a eventuali richieste di revisione o audit. 

• Maggiore efficienza: la conservazione digitale a norma in locale può contribuire a ridurre i tempi di ricerca dei dati e aumentare l’efficienza dell’organizzazione, poiché i dati sono facilmente accessibili e non ci sono latenze dovute alla connessione internet. 
• Capacità di storage: la conservazione digitale a norma in locale permette di memorizzare grandi quantità di dati, poiché non ci sono limiti di spazio imposti da un server remoto. Ciò è particolarmente utile per le aziende che hanno bisogno di memorizzare molti dati, come i registri contabili o le immagini mediche. 
• Costi ridotti: rispetto alla conservazione digitale nel cloud, la conservazione digitale a norma in locale risulta essere più economica a lungo termine, poiché non sono previsti costi di abbonamento o di trasferimento dei dati verso e da un server remoto. Considerando quindi che i dati devono essere conservati per diversi anni 

On premise vs Cloud 

La scelta tra una soluzione di conservazione digitale a norma nel cloud o in locale (on premise) dipende dalle esigenze specifiche dell’organizzazione. Nella scelta dell’implementazione di queste soluzioni alcuni fattori da considerare sono: 

• Costi: in generale, le soluzioni di conservazione digitale a norma nel cloud possono essere più convenienti in termini di costi iniziali, tuttavia, a lungo termine, le soluzioni di conservazione digitale a norma in locale sono più economiche, poiché non ci sono costi di abbonamento o di trasferimento dei dati verso e da un server remoto. 
• Sicurezza: entrambe le soluzioni possono offrire livelli elevati di sicurezza, a seconda delle misure di sicurezza adottate. Tuttavia, le soluzioni di conservazione digitale a norma in locale possono offrire una maggiore protezione dei dati, poiché i dati sono archiviati in locale ed il loro accesso attraverso internet può essere modulato al bisogno. 
• Data governance: tutte e due le modalità possono offrire funzionalità di data governance, come il controllo degli accessi, il backup dei dati e la crittografia. Tuttavia, le soluzioni di conservazione digitale a norma in locale possono offrire un maggiore controllo e proprietà dei dati, garantendo il controllo completo sulla filiera di valore del dato.   
• Offrire servizio alle aziende del gruppo: se la vostra azienda è parte di un gruppo, è possibile estendere i servizi della conservazione digitale on premises anche alle altre aziende facenti parte del gruppo 

Quali documenti conservare digitalmente. 

In generale, le aziende sono obbligate a conservare in formato digitale a norma tutti i dati che potrebbero diventare oggetto di controversia o verifica in futuro.  

La conservazione digitale dei documenti è obbligatoria per le fatture elettroniche e i documenti fiscalmente rilevanti e, in linea di massima, per tutti i documenti nativamente informatici a rilevanza giuridica. Questi includono documenti aziendali come le PEC (posta elettronica certificata), i contratti e i documenti sottoscritti con firma digitale o le conferme d’ordine, ma questi sono solo alcuni esempi. 

La conservazione digitale dei documenti è una tendenza in crescita, poiché offre molti vantaggi e benefici. Non solo le fatture possono essere conservate digitalmente, ma anche altri documenti fiscali e amministrativi, come ordini, conferme d’ordine, avvisi di consegna, documenti di trasporto, libri e registri contabili. Ad esempio, l’ordine elettronico in sanità (Ordini NSO) ha dimostrato l’opportunità di digitalizzare i processi amministrativi, dal febbraio 2020 è divenuto obbligatorio per gli enti del Servizio Sanitario Nazionale inviare gli ordini d’acquisto dei beni tramite il sistema NSO (Nodo Smistamento Ordini). La gestione e trasmissione degli ordini tramite NSO ha ottenuto un buon successo sia dal punto di vista tecnico che procedurale, tanto che dal febbraio al fine ottobre 2020 sono stati gestiti circa 4 milioni di ordini attraverso questo sistema.