Gestión de documentos
y flujo de trabajo on-premises
y sin intermediarios

MAXIMIZAR EL VALOR DE LOS DOCUMENTOS, DE LA INFORMACIÓN Y DELOS PROCESOS CORPORATIVOS.

Cuando los documentos se almacenan en múltiples ubicaciones (en ordenadores portátiles y memorias USB, correos electrónicos y unidades de red, y en varias páginas para compartir documentos), el caos es inevitable.

Dicha distribución de contenido entre diferentes sistemas ralentiza la productividad empresarial y aumenta los riesgos de seguridad.

Archivos importantes como contratos legales, recursos de marketing y documentos administrativos y de diseño se pueden identificar, compartir y proteger fácilmente.

Maximice el valor de los contenidos integrándolos en los procesos corporativos básicos.

La información se proporciona a la persona adecuada, en el momento adecuado, en las aplicaciones y dispositivos utilizados para llevar a cabo su trabajo.

Adquisición de todos los recursos corpporativos.

Documentos electrónicos, documentos en papel, archivo de documentos escaneados, multifunción, código de barras, desde archivo, desde carrete de impresión, desde ERP (ciclo activo y pasivo).

Además, con el software de adquisición automática de documentos de StartDigit podrá leer la información directamente desde el documento y luego pasarla al sistema de gestión y de documentos..

Funciones aanzadas de búsqueda y exploración

• Alfresco simplifica el proceso paraencontrar rápidamente el documento específico que necesita entre los cientos e incluso cientos de miles dearchivos.
• Funciones de búsqueda del tipo utilizado por Amazon, búsqueda de claves, texto completo, sugerencias de búsqueda instantánea y filtros de búsqueda simples son algunas de las características que aceleran la recuperación de contenidos relevantes.
• La función de carpetas inteligentes agrupa los documentos por contenido, no en función de dónde se almacenan.
• Protocolo, versionado, dossier multinivel, notas.
• El acceso móvil y la integración con aplicaciones de productividad permiten a los usuarios trabajar desde cualquier lugar, utilizando dispositivos e interfaces con los que ya están familiarizados.

Integración de contenidos en los procesos

• Una potente combinación de funciones de flujo de trabajo y gestión de documentos ofrece un sinfín de oportunidades para optimizar y acelerar el flujo de contenidos digitales: los modelos de metadatos articulados, o propiedades, permiten que los documentos avancen automáticamente a través de un proceso de negocio o a lo largo del ciclo de vida de la gestión de archivos.
• Process Workflow permite la gestión de grupos de trabajo colaborativos de acuerdo con un modelo procedimental..
• Un proceso consiste en una o más actividades donde cada una de las cuales representa el trabajo a realizar para lograr un objetivo común.
• Las actividades las pueden llevar a cabo participantes o programas específicos.
• Los flujos de trabajo integrados simplifican la revisión y aprobación de documentos, y las definiciones de proceso personalizadas optimizan todas las actividades que involucran grandes cantidades de contenidos, aumentan la eficiencia, mejoran los métodos de trabajo y verificación aun manteniéndose flexibles.

Protección de los
contenidos críticos para las empresas

• Los contenidos corporativos están protegidos, durante todo su ciclo de vida, mediante controles de seguridad a nivel empresarial y una función integrada de gestión de los registros.
• Los accesos autorizados a más de un nivel (para páginas, carpetas y archivos) permitencontrolan quién puede visualizar, editar y eliminar documentos.
• El control de versiones, con la posibilidad de volver a una versión anterior, simplifica el monitoreo de los documentos y protege la integridad de los archivos.
• La gestión de registros, sencilla y automatizada, potencia y pone de manifiesto el cumplimiento de las políticas de gestión de la información durante todo el ciclo de vida de los documentos.